Webinar #1 – Suivi budgétaire avec la Power Platform de façon automatisée
La construction budgétaire est souvent une étape anxiogène et chronophage pour les équipes dans une organisation quelle qu’elle soit.
Au travers de notre expérience en tant qu’Experts-Comptables et consultants décisionnels, nous avons observé un paradigme dominant qui consiste à centraliser cet exercice exclusivement vers les services supports (financier, comptable, contrôle de gestion).
En y regardant de plus près, nous demandons souvent aux équipes support d’imaginer, de construire et d’animer ce processus de A à Z (maquette, outils, gouvernance, collaboration…)
En effet, la maitrise des informations est bien mieux appréhendée par les équipes terrain et pourtant on demande au support de s’y atteler totalement.
Nous pensons que cette stratégie est liée à un manque de culture data et a fortiori une méconnaissance des outils digitaux.
Finalement, cette fonction centrale dans le pilotage et l’amélioration de la performance se retrouve mis à mal et pourvoyeur d’une charge mentale souvent excessive !
1- Une base de données vaut mieux que 100 fichiers Excel !
Excel est l’outil le plus utilisé au monde, mal utilisé ou surutilisé et bien souvent pour de mauvaises raisons.
Le résultat est généralement comparable à « une usine à gaz » car non documenté, non managé et encore moins sécurisé !
À la fin des fins, personne n’a confiance au sacré sain fichier du budget trop lourd, trop complexe et difficilement transmissible au métier. Cela crée du stress et une rupture de confiance.
Il est donc primordial d’utiliser les bons outils et surtout les bons process afin d’alléger cette fonction et d’améliorer la communication entre les parties prenantes de l’organisation.
2- Une architecture adaptée
Avant d’imaginer le moindre plan sur la comète, il est nécessaire de comprendre l’architecture actuelle, d’en mesurer les limites et de proposer des actions correctives afin d’évacuer les irritants.
On peut se rendre compte très rapidement de toutes les contraintes qui favoriseront à terme l’inefficacité de l’organisation.
Voici une architecture qui nous semble beaucoup plus fluide et qui exprime beaucoup moins de contraintes techniques et métiers !
Elle permet de maîtriser et centraliser les saisies dans un outil dédié et de gouverner la restitution des données via Power BI.
Quasiment plus aucune tâche manuelle, des responsabilités bien délimitées par l’intermédiaire de groupes d’utilisateurs et de niveaux d’autorisation.
De plus, des process et workflow automatiques réduiront considérablement la charge mentale des utilisateurs. Plus de mails oubliés ou de versions perdues ni même de déperditions d’informations !
Enfin, des applications métiers « user friendly » permettront aux utilisateurs métier de rompre définitivement avec les données tabulaires difficiles à comprendre et potentiellement anxiogènes.
3- La gouvernance et la sécurité
Une question qui revient beaucoup dans de tels projets est « qui a accès à quoi et qui peut faire quoi ? »
Cette question est essentielle. La stratégie de l’organisation peut en être impactée et il est nécessaire de pouvoir administrer cela en toute sérénité.
Par exemple, je ne souhaite pas qu’une partie des utilisateurs ait accès à un certain type d’information ou périmètre d’application.
Il est important de coordonner cette gouvernance chez tous les clients concernés de l’environnement Microsoft 365.
4- La récompense : le tableau de bord en temps réel !
Voici un extrait du tableau de bord qui sera présenté lors du webinaire du 26 avril 2021.
Ce rapport est entièrement automatisé et actualisé en temps réel par rapport aux budgets et à la comptabilité.
Les avantages sont nombreux et permettent une meilleure prise de décision car il n’y a plus d’inertie entre le support et le métier.
Quand le métier ajuste le budget (en fonction de ses droits) cela déclenche ou pas (en fonction des seuils décidés) une demande d’approbation à un manager et l’impact sur le tableau de bord est immédiat !
Il est alors facile de consommer l’information sans demander les infos au support en permanence, ce qui prend beaucoup de temps et qui est sans valeur ajoutée. Nous réconcilions donc le support et le métier grâce à la digitalisation des process !